外来文件管理规定之欧阳德创编

1. 目的

时间：2021.03.07 创作：欧阳德 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2.范围

适用于xxx所有部门。 3.术语及定义

外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。 4．外来文件类别：

A、与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律

法规，国家、行业强制性或推荐性标准。 B、与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等。

C、顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等。

D、适用的质量管理体系标准，工具书。 5、外来文件管理规则

5.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新； 5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

欧阳德创编 2021.03.07

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5.3、使用方式 ：A、直接引用（如客户图纸）

B、转换引用 （如产品标准，

接收准则等）

C、参考(如工具书，体系标准)

6、外来文件的管理流程

6.1 文件接收、评审：

文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。 6.2 文件提交、转化：

6.2.1评审人员将评审后的外来文件提交DCC并

在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认，并明示使用方式及发放范围。文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。

6.2.2如果需要将外来文件转化为内部标准，则职

责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转

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化后的内部文件经内部审批、签字后提交DCC。

6.3 文件发放：

DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。提交者及DCC在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。

A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，DCC盖外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，DCC将电子版文件通过Email 发放，并将存储路径通知相关人员。

B．由外来文件转化后的内部文件，DCC按照《文件控制程序》的要求进行发放。

C．外来文件作参考文件时，DCC将电子版文件的存储路径通过Email 通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。

6.4外来文件更新：

职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文

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件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。

7、相关文件：

《文件控制程序》 QP-QA-002 部门会签:

部门 技术部 质量部 生产部 销售部 签名 日期 时间：2021.03.07 创作：欧阳德 欧阳德创编 2021.03.07