5步提高工作效率

如何掌握既轻松又不失控的知识工作，GTD系统方法的核心部分就是征服工作进程的5个阶段。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：

1、 收集一切引起我们注意力的事情；

2、 加工处理，确定它们的实质以及解决方法；

3、 组织整理得出的结论；

4、 回顾：选择我们的行动方案；

5、 行动。

这就构成了我们生活中的“横向”管理层，把握一切我们随时关注的事情。

原则上，这个方法极其简单。不管怎样，这就是我们习以为常的处事方法。但是，根据经验来看，大多数人都存在有效改进这5个阶段中每一个阶段运作方法的余地。我们工作流程的管理包括了5个环节，因此，除非所有的连接点都紧密地结合起来，并且由统一的标准加以维护，否则，其管理质量难以保障。大多数人在收集工作中存在着重大的遗漏。虽然很多人收集了大量信息，但是，他们却没有加工或确定需要采取哪些具体的行动。另一些人一时作出了绝妙的决策，却由于缺乏对其结果的有效管理，从而丧失了思考的价值所在。还有一些人建立起了良好的系统，但是没能坚持回顾和检查，结果导致它们无法发挥应有的功能。最后，如果这些连接点中出现任何一个薄弱环节，决策方案都不可能是最佳的选择。

我们需要了解这5个阶段的发展历史，此外，为了使它们的功能发挥得淋漓尽致，我们还需要运用一些有效的技巧和工具。如果不是绝对必要的话，我发现在一天的工作中分别来处理这5个阶段将大有收获。有些时候，我只想网罗各种信息，不打算立刻决定行动计划。而有时，我可能只需要为会议准备一下我的发言稿。或者我刚刚旅行回来，需要对一路上收集和加工好的资料进行组织分类。还有一些时候，我希望检查我的工作清单。显而易见，我把大部分时间花在了我应该做的事情上。

许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图收集“最重要的事情”，并把它们按照重要程度和先后次序进行排序，然而，他们并没有拟定任何具体的行动方案。但是，如果你认为秘书的生日目前“并非那么重要”，因此暂时搁置一旁不作任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。它将时时刻刻地消磨你的精力，阻碍你富有成效地思考那些真正重要的事情。

5步，提高效率，远离压力！

第一步：收集

第二步：加工处理

·收集什么？ ·收集的好处

·影响成功收集的三个必要条件 ·清理大脑中事务的“启动器”清单

·加工处理流程 ·加工处理的指导方法 ·加工处理的关键性问题

第三步：组织管理

 不需要采取行动的

·垃圾(已经没有价值)

·备忘信息（目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理） ·参考资料（该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场）

 需要采取行动的

·工作任务（需要多个步骤行动才能达成我们所期待的结果）

——巧妙制定工作计划

·下一步行动种类（一次行动就可达成预期结果）

1、立即实施（魔力无限的2分钟原则） 2、委派他人（有比自己更适合做这件事的人选） 3、日程（将在某一具体的日期或时间里发生的事情） 4、下一步行动（没有明确时间，越早动手越好）

第四步：回顾

第五步：行动

·回顾的内容和时机 ·成功的关键因素：每周查阅

·选择当前行动的4个标准 ·每日工作的3种模式

·回顾和检查工作6个标准的模式